通常情况下,政务信息化项目建设流程包含以下步骤:申报,审核,立项,初设,招标,建设,验收,运维。
前面五个步骤在《建设篇·中》已经说明,本文继续对剩余三个步骤进行说明。
6.建设
项目建设,即项目正式启动并实施。
(1)项目启动阶段
项目启动会,一般由项目建设方组织,各项目组成员(承建单位、监理单位等)共同参与的会议,是项目正式进入全面实施阶段的重要标识。
项目启动会需要确保领导高层参会并做好会议纪要,形成相关书面文件。
项目启动会中,一般需要达成以下几点共识:
一是明确项目建设背景。通过会上对项目建设目标和意义的传达,能够让项目组每一位成员对自己的工作内容和职责有更深刻的价值认识,调动项目组成员的工作意愿和自主性,统一团队的建设意识。
二是明确项目干系人。通过会上对总负责、各分项负责人以及其他干系人的角色定位,能够进一步压实职责,推动项目开展,也能够提高团队的沟通和协作效率。
三是明确项目工作思路和计划。通过会上对项目的关键节点(里程碑)以及主要实施计划的说明,能够定期对项目的工作方向和工作内容进行盘点,以便于及时发现问题和采取措施,确保项目高质量完成。
四是明确项目管理机制。通过会上对项目沟通、协同、推进、汇报、审批等机制的梳理和确认,能够有效提高项目的交付质量。
五是明确项目风险。通过会上对项目中各个模块的风险评估来降低问题出现的可能性,如果有外部的协调事项,也要同步关注外部的风险,提前做好准备。
(2)需求调研阶段
需求调研主要是指通过多种方式方法进一步和甲方明确和细化建设方向和内容的过程,是研发实施的前提和基础。
需求调研阶段,一般需要明确以下几点内容:
一是明确建设背景。建设背景分大背景和小背景,大背景主要是指建设模块在整个项目中的定位和作用,小背景主要是指建设模块的政策背景、实现价值等。
二是明确建设现状。对建设模块所涉及的客户组织结构(性格)、使用单位信息化环境、业务数据情况等信息有一定了解。
三是明确问题和诉求。清楚客户期望解决的问题,对客户的期望有一定的认识,包括但不限于决策者、干系人及实际使用人的期望。
四是明确客户的业务情况。对客户的业务有一定的认识,包括但不限于业务流程、业务范围、业务框架、业务场景、业务角色等内容,一定要全面和深入。
(3)产品设计阶段
调研基本完成之后,开始梳理调研的内容,转化成可以落地的产品语言并和客户最终确认,避免出现理解不一致导致返工的情况。
产品设计阶段,一般可以确认以下几点设计:
一是功能框架确认。一方面能够给客户提供整体功能模块设计内容,保证整体方向没有问题;另一方面能够给客户说明各子模块之间的关系和侧重点。
二是产品原型确认。原型是功能的最直接展示方式,也是和客户最小成本确认的手段。不同类型客户对原型设计的要求有所不同,终稿可以采用高保真设计稿的方式和客户最终确认。
(4)计划制定阶段
由项目经理拉通产品、研发、设计、测试等角色人员梳理和制定项目计划表,明确需要提前准备或协调的资源。
其中,项目计划包含需求设计、软件设计、研发、测试、安全测评、部署及上线验证等节点的进度安排,进度粒度根据项目要求评估,一般是具体到天。
(5)计划执行阶段
根据制定好的项目计划执行不同节点的工作内容,客户需要定期听取或者查阅项目进展汇报,项目经理需要定期跟进项目的进度情况和风险评估,产品经理需要定期跟踪产品的研发测试情况。
(6)产品验证阶段
产品研发完成后,在正式上线前,需要先内部试运行。一方面,是为了验证功能的准确性、稳定性和可靠性;另一方面,是为了给客户演示或体验系统功能,看是否符合产品预期。
(7)正式上线阶段
产品正式上线之前,需要事先准备好相关的上线材料,如系统上线说明、系统培训PPT、系统手册、系统演示视频等,同时建立沟通反馈机制,及时收集和回复产品意见或解决产品问题。
7.验收
验收包括初步验收(初验)和竣工验收(终验),初验一般由项目建设单位自行组织,终验一般由项目审批部门组织开展。初验和终验的不同在于验收成员的组成和类型不同。
当承建单位在规定时间内完成合同约定的建设内容,验收材料准备齐全,并且建设内容符合项目建设目标、功能、性能指标等要求时,可发起验收申请。
发起验收申请后,由项目建设单位委托测评机构进行验收测评工作,初次测评费用一般由建设单位承担,若测评未通过,后续的测评费用由承担单位承担。
验收的每个阶段都有相应的验收文档材料要求,例如在需求分析阶段,需要提供《调研计划》、《调研记录》、《需求分析说明书》等材料;设计阶段,需要提供《概要设计说明书》、《详细设计说明书》、《数据库设计说明书》等材料。
特别注意的是,在项目实施建设的过程中,建议养成整理项目文档材料的习惯,同步准备验收材料,避免在项目验收节点团队的精力长期分散在繁琐的验收材料准备当中,正所谓“捡了芝麻,丢了西瓜”。
8.运维
即项目收尾阶段。一要保障系统稳定可靠,当系统出现问题时要及时修复处理;二要保障用户学会使用,必要时提供培训以及建立沟通渠道;三要收集用户需求,要深入分析用户反馈的建议或者意见, 不仅可以提高产品的质量,还可以为后续的合作提供更多的机会。
总的来说,项目建设是一场漫长的战役,时刻都会出现变数,以不变应万变,定期做好总结复盘,做好每一个决策。
三、参考文献
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国务院办公厅.《国家政务信息化项目建设管理办法》
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国家发改委.《国家电子政务工程建设项目管理暂行办法》